Halo perkenalkan saya amri dari tim ux design Telkom Indonesia. Kali ini saya akan berbagi pengalaman bagaimana cara nya untuk menentukan prioritas dalam mengambil keputusan peluang design untuk di develop terlebih dahulu.
Dalam setiap proses research yang biasa kita adakan, dalam 1 kali sesi research saja biasanya kita menemukan banyak banget ni insight yang bisa diambil dan akan menambah value pada produk kita. Sangking banyaknya kita sampai bingung kira kira untuk mencapai growth yang cepat apa sih yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Berikut 2 tips jitu buat prioritasi peluang design kamu. yaitu menggunakan Effort/Impact Matric dan Quality Function Deployment (QFD)
Effort/Impact Matrix
Kenalan dulu nih sama metrik yang satu ini. Metrik yang sederhana ini dapat dijadikan tools untuk menentukan prioritas apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu dengan mempertimbangkan tingkat kesulitan dalam pengerjaan dan tingkat besar nya dampak yang dihasilkan jika peluang design tersebut dikerjakan.
Siapa yang dapat menggunakan effort/impact matrix?
Metrik ini sering diterapkan oleh Lean Six Sigma Project untuk memaksimalkan produktifitas tim. Mulai dari daftar task harian hingga rencana strategi dalam proses pengembangan produk.
Mengapa metrik ini dapat meningkatkan produktifitas tim? karena dengan menggunakan metrik ini tim akan mengerjakan peluang design dimulai dari yang termudah terlebih dahulu dan akan berdampak tim tidak begitu memiliki effort di awal.
Berikut ni template effort/impact matrix :
pada metrik ini terdapat dua variabel
Level of effort (Horizontal Axis) — Berapa banyak waktu, uang, sumber daya, dan kapasitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Level of impact (Vertical Axis) — Berapa besar nilai yang berdampak baik untuk value perusahaan atau bisnis.
Hasil nya adalah metrik 2 x 2 sederhana. yang setiap rencana aktifitas ditempatkan kira kira berapa pada tingkat sulit atau mudah, ber impact besar atau tidak.
source image : groupmap.com
Kemudian silahkan lihat dan dapat ditentukan bahwa aktifitas yang berada pada quick wins adalah Quck Wins perusahaan anda dan dijadikan prioritas. dan tiga kolom aktifitas untuk direncanakan selanjutnya.
Cara menentukan letak effort dan impact aktifitas nya, anda dapat mengadakan pleno untuk membahas aktifitas tersebut bersama-sama dengan tim bisnis dan developer yang akan mengerjakan, sehingga hasilnya akan tepat.
2. Quality Function Deployment (QFD)
Metrik yang satu ini walaupun sudah begitu lama ditemukan tapi masih berguna banget loh di masa sekarang. Ditemukan oleh Yoji Akao pada tahun 1960 untuk menentukan supply chain yang terdapat pada pabrik mobil yang ada di jepang.
Kenapa harus menggunakan QFD?
Fokus pada customer
Dalam QFD prioritas berdasarkan fitur apa yang paling seringdigunakan oleh customer, sehingga kita sekaligus mengerti prioritas kebutuhan customer.
2. Menguntungkan
QFD menggunakan metodologi yang efektif mencegah waktu dan sumber daya pekerjaan yang berharga tidak terbuang untuk pengembangan fitur atau fungsi yang tidak memberikan impact.
3. Matematis
Terdapat perhitungan pada QFD yang membuat data lebih akurat dan sesuai dengan sumber data dari customer juga perusahaan.
Langsung aja ni…
Bagaimana sih implementasinya?
Tahap 1 Define Task
Tulis semua point-point kegiatan customer yang dilakukan pada product kita (sebanyak banyak nya), contoh :
Membeli paket data internet
Register & Login
Mencari promo
Melaporkan gangguan
Memberikan rating pelayanan
Membaca berita
Mengomentari berita
Berjualan
Melakukan Pembayaran
Tahap 2 Survey Skala Prioritas
Temui customer anda dan minta mereka untuk memberikan skala prioritas, dari 9 task tersebut mana yang menurut mereka penting dan sering digunakan. mereka harus mengurutkan dari 1 (paling prioritas) hingga 9 (paling tidak prioritas), contoh :
Menurut customer bernama Alqowi yang paling di prioritaskan adalah : 1. Berjualan 2. Mengomentari berita 3. Membaca berita 4. Melakukan pembayaran 5. Memberikan rating pelayanan 6. Mencari promo 7. Membeli paket data internet 8. Login & Register 9. Melaporkan gangguan
Lakukan hal ini dan kumpulkan data nya minimal dari 10 customer.
Tahap 3 Kalkulasikan Menjadi Prosentase
Ketika anda sudah mendapatkan data survey, ubah data tersebut menjadi prosentase. Jadi dalam 100% berapa persen 10 customer melakukan task tersebut. contoh : Membeli paket data internet
Register & Login 8%
Mencari promo 5%
Melaporkan gangguan 8%
Memberikan rating pelayanan 10%
Membaca berita 20%
Mengomentari berita 10%
Berjualan 12%
Melakukan Pembayaran 15%
Membeli paket data internet 12%
Nahh sekarang kita sudah memiliki data yang di sebut Voice of Customer dalam QFD atau bisa juga disebut dengan istilah (The Whats). Selanjutnya kita membutuhkan data Voice of Company atau bisa juga disebut dengan istilah (The How).
Tahap 4 Mencari data Voice of Company (The How)
Setelah melakukan survey kita dapat kembali ke meja kerja kita dan menanyakan kepada rekan tim dalam pengembangan produk apa yang akan bisa kita improve untuk kedepan nya, mengingat dengan ke 9 task customer dalam produk kita. Semisal, salah satu developer anda menyanggupi untuk membuat live chat untuk meningkatkan komunikasi lapor gangguan dengan Customer Service.
Dan berbagai macam ide yang muncul pada timkita rangkum dalam Voice of Company (The How) bagaimana perusahaan improve dalam melayani customer agar lebih baik lagi.
Dan akhirnya tim memutuskan untuk mengembangkan 6 ide sebagai berikut (contohnya) :
1. Memberikan tampilan iklan promo pada berita-berita 2. Meningkatkan layanan dengan fitur live chat 3. Meningkatkan layanan dengan form rating 4. Meningkatkan keamanan akun pengguna dengan pin dan otp 5. Mengaktifkan E-Wallet sebagai opsi pembayaran 6. Memberikan fasilitas promosi pada berita tentang barang yang sedang dijual
Tahap 5 Memberikan nilai irisan
Antara The What dan The How diberikan nilai irisan, tergantung bagaimana The What dan The How memiliki korelasi. nilai korelasi nya adalah : 0 = Tidak memiliki korelasi 1 = Sedikit memiliki korelasi 3 = Memiliki korelasi 9 = Amat sangat berkolerasi nah bagaimana cara nya memberikan nilai nya, disini kita perlu membuat tabel seperti ini, dan nilai korelasi di isikan diperpotongan The How dan The What :
Tahap 6 Menghitung Raw Score dan melihat hasil
Untuk menghitung raw score kalikan weight / prosentase dari skala prioritas penggunaan dengan nilai korelasi, kemudian dijumlah sebaris pada setiap The How. dan lihat nilai tertinggi dari setiap The How adalah prioritas pengembangan terlebih dahulu. rawscore dengan nilai kecil bukan lagi menjadi prioritas. Begini hasil nya :
Yups begitulah hasil singkat untuk menentukan skala prioritas dalam pengembangan design yang bisa kita terapkan.